Планерка - это очень простой и эффективный управленческий инструмент, но вместе с тем важно, чтобы он использовался согласовано с некоторыми правилами, исполнение которых существенно повышает эффективность данного мероприятия. А также способствовал повышению отдачи. В данной статье будут представлены план и примеры, как правильно и результативно проводить планерки.
Основные правила
Слово "планерка" включает в себя основные моменты, которых стоит придерживаться для достижения максимальной эффективности.
Вам будет интересно:Объект оценки - это... Анализ объекта оценки
План собрания следующий:
- присутствие участников планерки (или лиц, замещающих их);
- проведение основной части планерки, обсуждение поставленных задач;
- завершение ее.
На стадиях подготовки планерки каждый участник должен четко представлять, какие данные он должен подготовить. Безусловно, он обязан написать и зафиксировать для себя отчет по выполненным задачам (лучше, если он сделает это письменно), и желательно для этого топ-менеджеру давать запас некоторого времени.
По наблюдениям, если рабочий день начинается с 9 утра, то, как правило, планерка начинается спустя 20-30 минут. Соответственно, у топ-менеджера появляется время для подготовки. Кроме того, что он должен подготовить отчет по исполнению своих задач, многие топ-менеджеры готовят некие письменные данные - это могут быть отчеты выполнения планов по марже, по выручке, так как планерка - это обсуждение выполненного плана. И результатов, которых он помог достичь.
Проведение планерки
Вам будет интересно:Понятие о треугольной призме. Площадь поверхности и объем фигуры
Вы еще не имели опыта подобных собраний? И не знаете, из чего состоит правильная планерка? Это контрольная функция. На этой фазе проводится контроль, насколько качественно и в полном ли объеме выполнены задачи, которые были поставлены на прошлой планерке.
Каждый участник достаточно четко, лаконично и быстро докладывает о результатах работы за прошедший день, отчитывается о выполненных задачах. Если выполнил - хорошо, если же нет, с его стороны должны последовать предложения, каким образом они будут выполнены вскоре.
Цель руководителя - дать обратную связь и, как правило, эта связь должна быть позитивной. Если все-таки возникают какие-то нюансы с неисполнением, на планерке лучше всего не заниматься распеканием своих подчиненных. Рекомендуется проявлять критику и негативную обратную связь позже, в другой обстановке. После того как топ-менеджер отчитался по показателям о своих выполненных задачах, за которые отвечает, и получил обратную связь, он занимается планированием.
Планирование топ-менеджером
Топ-менеджер предлагает некий набор задач и целей, которыми он собирается заняться в течение дня. Также очень важно, чтобы эти задачи были грамотно и правильно сформулированы (в смарт-формате, например).
Важные детали состоят в следующем. На них нужно обратить внимание. Участник не должен планировать себе задачи в таких неясных и нечетких формулировках, как:
- занятие текущей деятельностью;
- улучшение продаж;
- работа сверхурочная.
Задача должна быть сформулирована четко и понятно, не вызывать вопросов и сомнений. Только в этом случае реально добиться эффективных результатов от сотрудников, которые будут точно понимать, что именно от них требуется и когда нужно представить отчет о выполненных задачах.
Процесс координации
С учетом того, что в решении многих задач участвуют разные подразделения, на планерке начинается некий процесс координации. Если топ-менеджеру нужны ресурсы из других отделов, то, соответственно, на планерке это озвучивается - и здесь и сейчас он координирует выполнение своих задач, договаривается о том, кто и на каких этапах подключается, в каком ключе, какие ресурсы требуются для этого. То есть происходит процесс координации, где все стороны, все участники договариваются, каким образом они будут решать задачи.
Проведение планерок - процесс информирования
Если у вас имеется любая важная информация, которую вы считаете необходимым донести, то на планерке можно это сделать. По той причине, что все находятся в одном кабинете и сосредоточены на собрании. И именно это место идеально для информирования ваших коллег и сотрудников, дабы они подумали над тем или иным сообщением.
Поднятие боевого духа
После проведения собрания подчиненные должны быть максимально мобилизованные, максимально собранные, с хорошим и позитивным настроением. Также планерка предусматривает, что сотрудники будут стараться эффективно выполнять поставленные перед ними задачи. Роль руководителя в этом моменте - ключевая.
Поэтому рекомендуется всегда проводить планерки в максимально позитивном русле. Немаловажно обходить некоторые сложные ситуации, которые требуют глубокого разбора, негативные моменты. Ведь если сотрудники отдела покинут планерку в плохом настроении, это негативно скажется на их работе и результатах. В первую очередь от этого пострадает руководитель и деятельность его компании.
Каким образом это сделать?
Прежде всего руководителю нужно быть предельно конструктивным и в меру позитивным. Данный настрой необходимо постоянно поддерживать и стараться транслировать своим подчиненным.
Так как планерка - это всегда серьезное мероприятие с определенной долей стресса, существует довольно необычный способ закончить собрание, чтобы данное обсуждение вдохнуло в подчиненных мотивацию для продуктивности работы. Под конец каждого собрания можно рассказать интересную историю или даже анекдот. Это может сделать не только руководитель, но и любой участник, умеющий рассказывать живо и интересно.
Практиковать данный совет рекомендуют психологи, так как существует мнение, что всегда запоминается первое и последнее: позитив должен присутствовать как в начале планерки, так и при ее завершении.
Типовые ошибки
Не правда ли, отличный метод для компаний, сотрудники которых вынуждены тесно сотрудничать? В результате проведения регулярных планерок продуктивность работы отделов и компании в целом значительно повысится.
